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Apuntes: Uso Online de Google Workspace y Microsoft 365

Introducción

Google Workspace y Microsoft 365 son dos de las plataformas más usadas en el mundo para productividad y colaboración. Ambas ofrecen herramientas basadas en la nube que permiten a los usuarios trabajar, colaborar y organizarse desde cualquier lugar con conexión a internet.

Google Workspace

¿Qué es Google Workspace?

Google Workspace es un conjunto de herramientas digitales desarrolladas por Google para la colaboración en tiempo real y la gestión de tareas en línea. Incluye aplicaciones para correo, almacenamiento, edición de documentos y reuniones virtuales.

Aplicaciones Principales

  1. Gmail:

    • Correo electrónico rápido y organizado.
    • Uso de etiquetas, filtros y búsqueda avanzada.
    • Integración con Google Calendar para gestión de citas.

  2. Google Drive:

    • Almacenamiento en la nube con 15 GB gratuitos.
    • Posibilidad de compartir documentos y carpetas con permisos específicos (solo lectura, edición).
    • Compatible con formatos como PDF, Word y Excel.

  3. Google Docs, Sheets y Slides:

    • Google Docs: Edición de texto colaborativa.
    • Google Sheets: Hojas de cálculo con gráficos y funciones.
    • Google Slides: Creación de presentaciones interactivas.

  4. Google Meet:

    • Plataforma para reuniones virtuales y videollamadas.
    • Permite compartir pantalla, grabar reuniones y chatear.

  5. Google Calendar:

    • Calendario para programar reuniones, recordatorios y eventos.
    • Capacidad de invitar a otros usuarios y sincronizar con dispositivos.

  6. Google Forms y Google Keep:

    • Forms: Creación de encuestas y formularios para recopilar datos.
    • Keep: Aplicación para notas rápidas y listas de tareas.

Ventajas de Google Workspace

  • Colaboración en tiempo real: Múltiples usuarios pueden trabajar en el mismo archivo simultáneamente.
  • Acceso desde cualquier dispositivo: Compatible con móviles, tablets y navegadores web.
  • Seguridad y actualizaciones automáticas: Datos protegidos y sin necesidad de instalar actualizaciones manuales.

Microsoft 365

¿Qué es Microsoft 365?

Microsoft 365 es la solución en la nube de Microsoft para productividad empresarial. Integra herramientas clásicas como Word, Excel y PowerPoint con servicios en línea y opciones avanzadas para empresas.

Aplicaciones Principales

  1. OneDrive:

    • Almacenamiento en la nube con 5 GB gratuitos (planes con más capacidad disponibles).
    • Sincronización automática con dispositivos.
    • Colaboración en archivos compartidos.

  2. Word, Excel y PowerPoint:

    • Word: Procesador de textos con plantillas avanzadas y opciones de formato.
    • Excel: Hojas de cálculo con fórmulas, gráficos y tablas dinámicas.
    • PowerPoint: Presentaciones personalizables con transiciones y multimedia.

  3. Microsoft Outlook:

    • Gestión de correos electrónicos profesional.
    • Integración con calendarios y contactos.
    • Herramientas para organizar reuniones y gestionar invitaciones.

  4. Microsoft Teams:

    • Aplicación de comunicación para chats, videollamadas y trabajo en equipo.
    • Integración con otras aplicaciones para colaboración fluida.
    • Herramientas de trabajo en proyectos grupales.

  5. SharePoint y Power Automate:

    • SharePoint: Plataforma para crear intranets y compartir documentos a nivel organizacional.
    • Power Automate: Automatización de tareas repetitivas mediante flujos de trabajo.

  6. Planner y To Do:

    • Planner: Gestión de proyectos y asignación de tareas en equipo.
    • To Do: Listas personales para organizar actividades diarias.

Ventajas de Microsoft 365

  • Herramientas avanzadas: Opciones como tablas dinámicas y flujos de trabajo automatizados.
  • Integración profunda: Compatible con Windows y otras aplicaciones de Microsoft.
  • Escalabilidad: Ideal para individuos, pequeñas empresas y grandes organizaciones.

Comparación entre Google Workspace y Microsoft 365

Característica Google Workspace Microsoft 365
Almacenamiento en nube 15 GB gratuitos en Google Drive 5 GB gratuitos en OneDrive
Colaboración en tiempo real Disponible en todas las aplicaciones Disponible en todas las aplicaciones
Videollamadas Google Meet Microsoft Teams
Automatización Limitada Avanzada con Power Automate
Aplicaciones destacadas Gmail, Docs, Sheets, Slides Word, Excel, PowerPoint

Actividad

  • AC 901 (RA4 RA5 / IC1 / 20p). Documenta todo el proceso para seguir estos pasos. Se requerirá constantemente que se aprecie la autoría de la misma o será suspensa.

    1. Crear estructura de carpetas. En Google Drive y en OneDrive, crea una carpeta principal llamada "UT9AW". Dentro de ambas carpetas, crea dos subcarpetas:

      • "APUNTES", para guardar los apuntes en formato PDF.
      • "PRACTICAS", para guardar los documentos creados en los siguientes pasos.

    2. Compartir la carpeta principal. Comparte la carpeta "UT9AW" en ambas plataformas con un compañero otorgando permisos de solo lectura.

    3. Documento de texto. En Google Docs y en Microsoft Word en línea, crea un documento llamado "Herramientas de productividad", incluye texto, imágenes y enlaces explicando las herramientas de cada plataforma. Guarda ambos documentos en la carpeta PRACTICAS y obtén los enlaces compartidos.

    4. Presentación. En Google Slides y en Microsoft PowerPoint en línea, crea una presentación llamada "Herramientas de productividad", incluye al menos 5 diapositivas con texto, imágenes y enlaces relevantes. Guarda ambas presentaciones en la carpeta PRACTICAS y obtén los enlaces compartidos.

    5. Hoja de cálculo. En Google Sheets y en Microsoft Excel en línea, crea una hoja llamada "Comparativa de uso de herramientas".

      • Diseña una tabla con dos columnas:

        • Nombre de la herramienta.
        • Número de usuarios (datos inventados).

      • Genera un gráfico de barras comparativo en ambas plataformas.

      • Guarda los archivos y comparte los enlaces.

    6. Eventos en el calendario. En Google Calendar y Microsoft Outlook Calendar, crea los siguientes eventos:

      • Tu cumpleaños. Indica en la descripción la lista de invitados.
      • 30 de febrero (15:00 - 15:30) visita a casa de Ilia Toupuria :P

      Realiza capturas de pantalla de ambos calendarios mostrando los eventos creados. Comparte las capturas generadas en un PDF dentro de la carpeta APUNTES.

    7. Página web. En Google Sites y en Microsoft SharePoint, crea una página web sobre las herramientas estudiadas. Organiza el contenido en un menú con secciones para cada herramienta. Incluye texto, imágenes y enlaces relevantes. Comparte las URLs generadas en un PDF dentro de la carpeta PRACTICAS.